BIJ ZICHZELFPrivacy op de website

Jij kiest wat je deelt.

Deze uitleg gaat over afspraken, rapportages, webstatistieken en contact op bijzichzelf.nl. Vragen hierover kun je stellen via info@bijzichzelf.nl of via de WhatsApp-knop aan Niel.

Afspraken en rapportages

Voor een afspraak bewaren we je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, de gekozen coach en het tijdstip. Als je voor iemand anders boekt, kun je ook de naam van de contactpersoon opgeven. We gebruiken deze gegevens voor de planning en om je een bevestiging en agenda-uitnodiging te sturen.

Beheerders kunnen per deelnemer een programma en rapportages vastleggen. Concepten zijn alleen zichtbaar voor goedgekeurde beheerders. Bij het afronden wordt een PDF gemaakt. De deelnemer of bevoegde contactpersoon krijgt een downloadlink op het vastgelegde e-mailadres. Om de PDF te openen, is een eenmalige code op datzelfde e-mailadres nodig. De link verloopt na 7 dagen; na verificatie is de download maximaal 10 minuten beschikbaar. Het team krijgt een melding en opent het verslag via het beheer. Een verslag wordt niet automatisch naar een instantie gestuurd.

De afspraaklink geeft toegang tot die ene afspraak. De teamagenda is alleen toegankelijk met een persoonlijke agendalink. Rapportages zijn alleen toegankelijk voor bevoegde beheerders en voor de geverifieerde ontvanger van een geldige downloadlink. E-mails en bijlagen worden via onze e-maildienst Resend verzonden; de website en opslag draaien op Cloudflare via Sites.

Waarom en hoe lang bewaren we gegevens?

Wij verwerken noodzakelijke klantgegevens voor het uitvoeren van de begeleiding en onze administratie. Voor rapportages waarvoor wij toestemming gebruiken, leggen wij vast wie toestemming geeft, waarvoor en wanneer. Bij minderjarigen controleren wij wie bevoegd is om die toestemming te geven.

Gezondheidsgegevens leggen wij alleen vast met uitdrukkelijke, geïnformeerde toestemming van de deelnemer of diens bevoegde wettelijke vertegenwoordiger. Wij registreren waarvoor toestemming is gegeven, op welke datum en aan welke begeleider. Toestemming kan worden ingetrokken.

Onze gekozen bewaartermijn voor begeleidingsrapportages is 30 dagen na afronding van het traject of de laatste wijziging van de rapportage, als die later is. Deze periode is bedoeld voor afronding en terugkoppeling. Verwijdering vindt niet plaats zolang begeleiding loopt of een vastgelegde uitzondering geldt. Facturen en financiële administratie vallen onder een aparte wettelijke bewaartermijn.

De website ondersteunt beoordeling per dossier en geplande verwijdering met een controle vooraf. Zodra een verwijdering wordt uitgevoerd, worden de gekoppelde gegevens en opgeslagen rapportagebestanden verwijderd. De organisatie behandelt eigen downloads, eerder verstuurde bestanden en back-ups volgens het vastgelegde beleid.

Offertes en facturen

Voor offertes en facturen bewaren we de naam, contactgegevens en het factuuradres van de betalende persoon of organisatie, de omschrijving van de dienst, bedragen en documentdatums. Deze gegevens worden gebruikt voor de gevraagde overeenkomst en de financiële administratie. Factuurgegevens en documentbestanden worden versleuteld opgeslagen en zijn in het beheer alleen toegankelijk voor het eigenaaraccount.

Definitieve facturen bewaren we voor de fiscale administratie. Hiervoor geldt doorgaans een bewaarplicht van 7 jaar. Een definitief document blijft ongewijzigd; correcties gebeuren met een creditfactuur. Het verwijderen van een begeleidingsdossier verwijdert daarom niet automatisch de afzonderlijke financiële administratie. Gedownloade en door het team verzonden PDF’s vallen onder hetzelfde bewaarbeleid.

Inzage, correctie en verwijderen

Wil je weten welke gegevens we van je hebben, gegevens laten corrigeren of een verzoek tot verwijdering doen? Mail naar info@bijzichzelf.nl. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, controleren we zo nodig eerst je identiteit. Een verzoek om verwijdering beoordelen we ook op eventuele wettelijke bewaarplichten.

Je kunt ook vragen om beperking van de verwerking, bezwaar maken waar dat recht van toepassing is en om overdraagbare gegevens verzoeken. Bij verwerking op toestemming kun je die toestemming intrekken. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Opslag en dienstverleners

De website gebruikt Sites met Cloudflare voor database en bestandsopslag, Resend voor verzending en STRATO voor de teammail. De organisatie moet de verwerkersafspraken, opslaglocaties en eventuele doorgifte buiten de EER beoordelen en vastleggen. Alleen versleuteling zegt niet in welk land de gegevens worden verwerkt.

Statistieken met jouw toestemming

Als je toestaat dat we statistieken verzamelen, tellen we bezoeken, paginaweergaven en klikken op onze WhatsApp-knoppen. We schatten hoelang een bezoek actief is en hoe ver de pagina is bekeken. We zien ook het soort apparaat en een globale herkomst, zoals Facebook of Instagram. Bij een campagnelink kan een campagnecode worden opgeslagen.

We gebruiken willekeurige browsercodes om bezoeken te onderscheiden. We slaan in de statistiekendatabase geen naam, e-mailadres, volledig IP-adres, volledige verwijzingslink of inhoud van WhatsApp-berichten op. De cijfers zijn alleen toegankelijk voor goedgekeurde beheerders.

Je keuze aanpassen

Zonder toestemming verzamelt deze website geen eigen bezoekstatistieken. Je kunt je keuze altijd aanpassen via ‘Statistiekvoorkeur’ onderaan de hoofdpagina. Bij intrekken stopt de meting en worden de meetcodes uit je browser verwijderd. Een privacyblokkade van je browser wordt gerespecteerd.

We onthouden je keuze maximaal 180 dagen in je browser. Na toestemming blijft een willekeurige bezoekerscode maximaal 30 dagen bewaard. Een bezoekcode blijft binnen het tabblad en verloopt na 30 minuten inactiviteit, met een maximum van 8 uur. Meetgegevens bewaren we maximaal 90 dagen; oudere gegevens worden bij de eerstvolgende meting opgeschoond.

Het contactformulier

Via het contactformulier geef je je naam, e-mailadres en bericht door. We gebruiken deze gegevens om jouw vraag te behandelen en antwoorden per e-mail. Verstuur hier geen medische gegevens, wachtwoorden of gevoelige informatie over anderen. Het formulier schrijft je niet in voor nieuwsbrieven en maakt geen klantdossier aan.

Je bericht wordt via Resend naar onze mailbox bij STRATO gestuurd. De website slaat geen kopie van de berichtinhoud op in haar database of in browseropslag. Je bericht blijft wel in de e-maildiensten en onze mailbox aanwezig volgens de daar geldende instellingen en ons bewaarbeleid. Inhoud die je nog niet hebt verstuurd staat alleen in het geopende formulier; sluiten of vernieuwen kan die invoer wissen.

Om spam tegen te gaan gebruikt het formulier tijdelijke tellers met beveiligde codes op basis van het netwerkadres en e-mailadres. Die tellers bevatten niet je bericht of het oorspronkelijke adres en worden na 24 uur bij een volgend formulierverzoek opgeruimd. Alleen je verzending wordt verwerkt; er wordt niet automatisch een bericht naar het opgegeven afzenderadres gestuurd.

Contact via WhatsApp

De contactknop opent WhatsApp met een voorstel voor een bericht. Jij kiest of je dat verstuurt. Met toestemming telt de website de klik automatisch. Een klik vertelt ons niet of er een bericht is verstuurd of afgebroken. We ontvangen geen gespreksinhoud of contactgegevens uit WhatsApp.

Bij gebruik van WhatsApp gelden de privacyvoorwaarden van WhatsApp. De hostingprovider verwerkt daarnaast technische gegevens om de website te leveren en te beveiligen. Deze website gebruikt geen Meta Pixel of advertentietrackers.

Inloggen voor beheerders

Voor de beheerderslogin bewaren we het ingestelde e-mailadres en een beveiligde wachtwoordhash. Na het wachtwoord volgt een eenmalige e-mailcode. Een noodzakelijke sessiecookie houdt een beheerder maximaal 8 uur ingelogd en verloopt na 30 minuten zonder activiteit. Toegangsrechten bepalen welke dossiers een coach kan openen. Een sessie met een tijdelijk wachtwoord duurt maximaal 15 minuten. Uitloggen of het wijzigen van het wachtwoord maakt de bijbehorende sessies ongeldig.

We begrenzen inlogpogingen om misbruik tegen te gaan. Daarvoor gebruiken we tijdelijke tellers en een beveiligde code op basis van het netwerkadres, zonder het volledige IP-adres te bewaren. Verlopen inlogsessies en beveiligingscodes ouder dan een dag worden bij de volgende inlogpoging opgeruimd. Deze gegevens zijn gescheiden van de bezoekstatistieken.

Openen, downloaden en wijzigingspogingen worden gelogd met het accountnummer en de dossierverwijzing. De registratie bevat geen rapportageteksten of wachtwoorden. Deze registratie wordt na één jaar bij verwerking opgeruimd. Verzendgegevens op de website worden 30 dagen na verzending opgeruimd. Codes worden gehasht opgeslagen en verlopen na 10 minuten. Opschoning vindt bij het volgende gebruik van de agenda of het privacybeheer plaats.